1. Les trois questions du matin
- À quoi dois-je répondre aujourd'hui ?
- Où dois-je être, et à quelle heure ?
- Qu'est-ce qui est en train de glisser ?
À retenirLe brief répond à ces trois questions et à rien d'autre. Le reste attend.
2. Les sources et leurs filtres
| Source | Ce qu'on garde | Ce qu'on écarte |
|---|---|---|
| Mails | Ceux reçus depuis 24 heures | Promotions, lettres d'information, vos propres envois |
| Agenda | Les rendez-vous du jour, avec l'heure | Les jours suivants |
| Tâches | Celles du jour, la priorité haute, les retards de moins d'un mois | Les retards plus anciens (voir la section 4) |
| Dossiers en cours | Une ligne par dossier : ce qui bloque, la prochaine action | Les dossiers sans mouvement |
C'est débloqué, bonne lecture.
3. Pour essayer à la main : la consigne de tri
À coller dans ChatGPT, Claude ou Copilot, suivie de vos mails, de votre agenda et de vos tâches. C'est la version d'essai : elle vous montre ce que donne un brief, à condition de copier vous-même ce qu'il doit lire.
Tu es mon assistant de direction. Voici mes mails reçus depuis 24 heures, mon agenda du jour et ma liste de tâches. 1. Choisis au plus 5 mails qui attendent une action de ma part. Pour chacun : l'expéditeur, l'objet et l'action attendue, en une ligne. 2. Liste mes rendez-vous du jour avec l'heure. 3. Liste les tâches du jour et celles en retard, les plus urgentes d'abord. Signale celles qui bloquent quelqu'un d'autre. 4. Termine par une phrase : la priorité de la journée. Règles : ignore les promotions, les lettres d'information et mes propres envois. N'invente rien ; si une information manque, dis-le. Ne rédige aucune réponse et ne propose aucun envoi.
4. Ce qu'il écarte, et pourquoi
- Les promotions et les lettres d'information : elles ne demandent rien.
- Vos propres envois : vous savez ce qu'ils disent. Seule la réponse compte, et elle arrivera dans un autre mail.
- Ce qui a plus de 24 heures : vous l'avez vu hier. Si c'est encore important, c'est devenu une tâche.
- Les retards de plus d'un mois : ils ne se traitent pas le matin. Une fois par semaine, on les replanifie ou on les abandonne.
5. À la main, ou fait pour vous
À la main, en dix minutes. Filtrez votre boîte sur les dernières 24 heures et copiez les expéditeurs et les objets, sans les pièces jointes. Ajoutez l'agenda du jour et la liste des tâches, collez le tout sous la consigne, et gardez la réponse ouverte toute la matinée.
Avec un bras droit qui s'en charge. C'est ce que fait Major chez moi. Il est relié à ma messagerie, à mon agenda et à mes tâches : il les lit lui-même chaque matin, sans que je copie quoi que ce soit. Il suit ce qui traîne d'un jour à l'autre, et il rassemble au même endroit ce que préparent les autres membres de l'équipe : la veille, les posts, le suivi des clients, les relances. Le matin, il ne me reste qu'à lire la liste et à décider.
6. La règle de sécurité
- Lecture seule. L'outil lit et trie. Il n'envoie rien, ne répond à personne et ne supprime rien.
- La décision reste la vôtre. La liste propose un ordre. C'est vous qui choisissez par quoi commencer.
AttentionLes données de vos clients. Avant de coller des mails dans un outil d'IA, vérifiez ce que votre abonnement fait de vos données : offre professionnelle, entraînement désactivé. Dans un métier réglementé, posez la question à votre conformité.